Privacyverklaring Collect + Go (april 2022)

Deze privacyverklaring ziet toe op de verwerking van persoonsgegevens via de website www.collectgo.eu, portal.collectgo.eu, de app Collect + Go en via applicaties van partners. Uw privacy is belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring geven wij uitleg over het informatiebeleid dat wij hanteren, welke informatie wij verzamelen, hoe wij de data gebruiken en hoe u gebruik kunt maken van uw rechten.

Verwerkingen en verwerkeringsregister:

Collect + Go verwerkt gegevens in opdracht van haar klanten / verwerkingsverantwoordelijken, zoals opgenomen in haar verwerkingsovereenkomsten. Dit betekent dat de volgende informatie in het verwerkingsregister staat:

Algemene informatie, naam en contactgegevens
Collect&Go B.V. is gevestigd te Den Bosch aan de Parallelweg 30 (5223 AL) en is geregistreerd bij de KvK onder nummer 16089422. Telefonisch is Collect + Go bereikbaar op het nummer +31 73 689 2727, per e-mail via info@collectgo.eu t.a.v. de privacy officer.

Collect + Go voert daarbij verschillende verwerkingen uit op de data die gedeeld wordt door ketenpartijen:

• Het aanmaken van e-documenten
• Updates rondom de afhandeling van deze e-documenten door gebruikers

Wat is het doel van de verwerking?
Gegevens omtrent het vervoer van de goederen worden verzameld om te kunnen voldoen aan de eisen die worden gesteld aan de e-CMR. Verder kan informatie die u aan ons hebt verstrekt worden gebruikt voor marketingdoeleinden per e-mail. Voordat wij dit doen, stellen wij u in de gelegenheid om aan te geven of wij uw informatie op deze manier mogen gebruiken. Op ieder gewenst moment kunt u ons kenbaar maken dat u geen marketingmateriaal meer van Collect + Go wenst te ontvangen. In elk e-mailbericht dat u van ons ontvangt zal een optie zijn opgenomen om u uit te schrijven voor verdere mailing.

Welke informatie wordt verzameld en verwerkt?
De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken betreft:

• Naam en adres van het bedrijf;
• Gebruikersnaam chauffeur;
• Vrachtbriefcode;
• Verwachte tijdstip en plaats van inontvangstneming;
• Naam en adres van de geadresseerde;
• Verwachte levertijd;
• GPS locatie;
• Soort vervoer;
• Datum inontvangstneming;
• Status van de levering;
• Handtekening(en) en eventuele instructies van de afzender.

Verder verzamelen wij e-mailadressen van bestaande en toekomstige klanten.

Wat zijn de rechtsgronden voor onze verwerking van persoonsgegevens?
Collect + Go baseert de verwerking van persoonsgegevens op verschillende rechtsgronden. Een groot deel van de persoonsgegevens verwerken wij omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Zo hebben wij bepaalde informatie nodig om te voldoen aan de eisen die worden gesteld aan de CMR vrachtbrief (artikel 6 lid 1 CMR) en hebben wij een fiscale bewaarplicht op grond waarvan wij wettelijk verplicht zijn om onze administratie zeven (7) jaar te bewaren. Verder kunnen wij gegevens verzamelen op grond van het gerechtvaardigd belang van Collect + Go. Het gerechtvaardigd belang heeft betrekking op onze direct marketing. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens niet onder een van deze gronden valt zullen wij u om aanvullende toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden.

Gevolgen van het niet verstrekken van de persoonsgegevens
Indien Collect + Go geen beschikking heeft over de informatie die noodzakelijk is voor het opstellen van een eCMR, kunnen geen geldige (eCMR) documenten worden opgesteld. De functionaliteit van de app vervalt in dat geval.

Duur van de opslag
Uit het oogpunt van onze fiscale bewaarplicht zijn wij wettelijk verplicht om onze administratie zeven (7) jaar te bewaren. Daarnaast dienen wij, in verband met de vanuit het NIWO verkregen erkenning van de e-CMR, op grond van artikel 3 lid e Beschikking intra-Benelux proefproject digitale vrachtbrief de digitale vrachtbrief tot ten minste vijf (5) jaar na de datum van het vervoer te bewaren.  Informatie die niet onder genoemde bewaarplichten valt zullen wij niet langer bewaren dan 6 maanden nadat de goederen zijn afgeleverd.

Recht op inzage, rectificatie of het wissen van persoonsgegevens
Indien u een beroep wilt doen op het recht op inzage, rectificatie, beperking, vergetelheid, dataportabiliteit of het recht van bezwaar, kunt u dit verzoek indienen door een e-mail te sturen naar info@collectgo.eu. Wij verzoeken u duidelijk kenbaar te maken op welke persoonsgegevens uw verzoek ziet en van welk recht, zoals hierboven aangegeven, u gebruik wenst te maken. Voor uw veiligheid kunnen wij vragen u nader te identificeren teneinde uw identiteit te verifiëren. Wij zullen zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen vier (4) weken, op uw verzoek reageren.

Gebruik van cookies
Op onze website maken wij gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die tijdens het bezoek aan de website worden opgeslagen op de computer, tablet of mobiele telefoon waarvan u gebruik maakt. De cookies worden gebruikt om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. Daarnaast kunnen wij door middel van de cookies inzicht krijgen in het surfgedrag van onze websitebezoekers en kunt u door het gebruik van cookies ingelogd blijven. U kunt de cookies accepteren of weigeren. Heeft u de cookies geaccepteerd, dan kunt u ze later weer uitzetten via de instellingen van uw browser.

Internationale doorgifte
Er worden alleen persoonsgegevens gedeeld met internationale partnerorganisaties, wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de dienst. Met deze partnerorganisaties zijn overeenkomsten gesloten, waarin deze (sub-)verwerking vastligt. Data wordt alleen gedeeld na toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.

Binnen EU
Collect + Go deelt alleen gegevens met landen of internationale organisaties binnen de EU.

Beveiliging
Collect + Go hanteert hoge standaarden voor data beveiliging. Zo wordt gewerkt aan ISO27001 certificering. Via de erkenning van het NIWO is geborgd dat de oplossing van Collect + Go compliant is met het wereldwijde e-CMR protocol. Daarmee is technisch en organisatorisch geborgd dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens en de beveiliging daarvan.

Verstrekken gegevens aan derden
Collect + Go deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij zij daartoe wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening in welk geval zij de waarborgen aan de derde partij zal doorzetten.

Procedure datalekken

Een datalek wordt geanalyseerd op basis van onderstaande criteria:

• “De inbreuk op de vertrouwelijkheid” Er is sprake van een onbedoelde verstrekking van of toegang tot persoonsgegevens.
• “De inbreuk op de integriteit” Er is sprake van een onbedoelde wijziging van persoonsgegevens.
• “De inbreuk op de beschikbaarheid” Er is sprake van onbedoeld verlies van toegang tot persoonsgegevens of een onbedoelde vernietiging van persoonsgegevens.

Wanneer er een mogelijk datalek wordt geconstateerd, dan doorloopt Collect + Go de volgende procedure:

• De situatie wordt in kaart gebracht door de privacy- en security officer. Er wordt een datalek incident geregistreerd in het incident management systeem.
• Er worden onmiddellijk maatregelen genomen om de schade van het datalek te beperken door het technische team. Het management schat de risico’s in.
• Er wordt een beslissing genomen of het datalek wel of niet wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Wanneer dit het geval is, dan wordt dit onmiddellijk gedaan (uiterlijk binnen 72 uur).
• Er wordt door het management bepaalt of het datalek wordt gemeld aan de betrokken verwerkingsverantwoordelijken / klanten. Indien dit het geval is, dan wordt dit zo snel mogelijk gedaan (uiterlijk binnen 72 uur).
• Bepaal of u het datalek wel of niet moet melden aan de betrokken personen. Zo ja, doe dit zo snel mogelijk.

Autoriteit Persoonsgegevens
Indien er klachten zijn over onze verwerking van persoonsgegevens, horen wij dit graag. Mocht er desondanks geen oplossing gevonden kunnen worden, dan bestaat op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigen privacyverklaring
Collect + Go behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacyverklaring wordt gepubliceerd op www.collectgo.eu/privacy-verklaring. Eerdere versies zijn daar ook te vinden.

.